廣州精弘益企業管理咨詢有限公司
變革可能成為任何企業在管理中碰到的一大難題。比如，在經濟蕭條時期被迫裁員的公司在經濟好轉后會更加謹慎地對待招聘事宜。因此，當他們想要啟動某些轉型項目時，可能就會因為找不到專業的轉型管理人才而苦惱——同時還可能因為人才數量與技能的不足，導致決策失誤，失去變革動力，最終未能實現真正的變革。
另一方面，某些大型企業可能會保留變革管理所需的人才，但卻依然無法維持變革動力。他們往往把過多的精力投入在初期的變革規劃上，而當真正開始執行時，項目團隊早已對變革產生了厭煩情緒，不愿意投入更多資源開展與變革相關的活動。簡言之，在錯誤時間開展的變革管理所帶來的改變通常是微乎其微的。
當涉及到大規模變革管理的時候，以下幾個問題可能會讓你徹夜難眠：如何進行轉型管理并衡量轉型成效?誰有權促成變革?我們應衡量哪些指標，如何衡量?如何組織變革管理活動以確保在恰當的時間開展恰當的行動?為了正確回答以上問題，我們首先應重新思考一下傳統的變革管理模式。
“更精益”的變革模式
多年來，各公司都在生產及運營領域中運用了精益管理技術，旨在通過減少資源浪費(無論是人力還是物力)提高質量與效率(參閱：變革管理中的精益原則)。為何不能將同樣的技術用于變革管理呢?正如資源浪費和勞動力管理不善會導致業務受挫，無效的變革管理也會導致轉型失敗。
精益原則如何才能在變革管理中加以應用呢?首先，精益原則有助于確定必要的變革——需要做出哪些決策以及必須建立哪些管理上的里程碑。其次，這些里程碑被劃分至各個階段，以減少在錯誤時間開展低效活動的次數。規劃時必須采用自上而下的方式，且側重于關鍵里程碑事件，特別是管理層面的里程碑。通常，公司總部會時不時地制定一些詳細的轉型計劃，并即刻發送偏遠地區的負責人，這可能導致偏遠地區的經理忽視重要的里程碑。與零部件正好在安裝前送達工廠的有效生產流程相似的是，準時變革管理可以確保在恰當的時間做恰當的事情。
考慮到這一點，我們就可以采用精益變革管理模式來應對企業轉型帶來的挑戰。
你可以將這一模式看作是教練手中的戰術手冊：只要確定了主要策略——即“戰術”，你就可以實施低浪費、高效率的變革管理，從而確保維持變革動力直至最終實現成功轉型。戰術手冊可以將項目愿景轉化為管理框架，明確定義主要工作流、資源及時間框架。
戰術手冊：實施及益處
為了應用戰術手冊，首先必須建立一個治理機構，并將監督權分配給變革項目發起人，或者更直接地分配給變革管理領導團隊。為了成功推進變革，這些團隊要明確界定角色和職責，并定期召開會議。我們發現，最理想的變革模式由一個中心變革團隊和多個業務單元團隊構成，兩者直接與變革管理的中心領導團隊共同協作(見圖1)。
戰術手冊檢查清單概括了主要的里程碑事件、所需做出的決策和階段，并為監控進展和討論里程碑事件的實現時間提供參考依據。類似于精益生產中的“拉動式”原則，如果未能實現某個里程碑，革團隊在完成當前任務前將不會開始下一個任務，以便更快解決問題，防止重復運作。正是應用了精益生產戰略，變革負責人可以監控各項活動，從而確保在恰當的時間內以恰當的細致程度執行任務。精益變革管理戰術手冊可以帶來以下五大好處：
更優的人力資源使用 通過與中心團隊進行協調，本地團隊可以實施預先設定的戰略，并減少重復工作。因此在轉型規劃階段只需要精益管理團隊參與即可，隨后可增加更多人手。
更適時的任務執行 變革團隊具備更有利的條件，可以在恰當的時間以恰當的細致程度執行恰當的任務，即使項目范圍或團隊人員發生變化時也不例外。
更具客觀性的計劃制訂 盡管傳統的變革模式有助于定義成功變革的愿景和價值，但仍然缺乏詳細的執行計劃。因此，變革經理不得不承擔起實現那些充其量不過是模糊定義的階段性任務的責任。但如果有了戰術手冊，就可以提前定義變革里程碑，從而消除變革經理的挫敗感。
更透明的進展衡量 變革方案往往由于缺乏衡量變革團隊進展的方法而失敗。此時我們就可以利用戰術手冊來解決這一難題，戰術手冊可以通過突出不同工作流的潛在威脅確保按部就班地開展變革。這樣，變革團隊就能清楚地知道他們應該利用哪些“戰術”來應對各種難題，從而推動變革進展。
更一致的變革準備程度 由于戰術由中心變革團隊制定，并通過本地變革團隊
加以完善，因此所有的業務單元幾乎開展的都是一系列類似的活動。這樣保證了所有業務單元的一致性，以及全球戰略部署的協調性。戰術手冊統一闡釋了各單元的變革準備程度，從而可以確保所有相關方了解其他各方的進度狀態。
“戰術手冊”的實際應用
近期我們剛剛為一家大型全球零售商完成了供應鏈轉型，此項目涉及不同水平的可用資源，涵蓋變革準備程度的各個不同階段。成本節約目標的實現取決于計劃部署的有效性。鑒于該項目的復雜度，中心團隊不得不邀請眾多利益相關方參與，同時提供恰當的具體細節，以此幫助項目團隊在有限的時間和資源范圍內作出正確的決策。
下圖揭示了精益變革管理戰術手冊的各個階段，該手冊將有助于確保恰當地識別風險，并作出早期決策(見圖2)。
項目啟動 照治理模式指派變革管理負責人，以應對全國范圍內部署的規模與復雜度。為各工作流指派中心團隊負責人，作為聯絡點，以交流信息、促進溝通和解決問題。各地代表擔任國內項目經理，負責表達本地團隊意見，向中心團隊提供最新信息。由一名國際負責人監管全球范圍內的部署情況，并擔當中心團隊與各國家團隊之間的聯絡人。
戰略定義 革團隊制定了部署工作的方向及指導方針，并確定核心要素與工作流。同時我們還制定了轉型路線圖、職能計劃和利益相關方的過渡計劃，并且確定了變革管理資源、項目溝通與培訓和實施支持。另外，我們還在各階段按照恰當的詳細程度為各工作流定義了主要決策和里程碑事件，記錄了當前度量體系和關鍵績效指標。團隊同時也重新審查了原始業務變革案例，以確保制定出恰當的衡量指標。
詳細規劃 團隊負責制訂詳細的計劃來管理與實施變革計劃。我們對直接與轉型掛鉤的關鍵績效指標進行優先排序、分類并與所有利益相關方共享。我們設計了一張業務準備進度記分卡，以顯示所有地區的部署狀態(見圖3)。
部署準備 中心團隊及各業務單元團隊負責完成具體任務，并由中心領導層負責實施績效監控與成果輸出。以上團隊與利益相關方確定關鍵績效指標，制作管理信息窗口和報告，并制定實施前基準。變革經理參加每周例會，在會上檢查各個業務單元的進展情況，確保所有業務單元都把重點放在最緊要的里程碑事件上。此外，還需要更新中心檢查清單庫中的審查信息，以便各個業務單元之間可以互相跟蹤實時進展，并就遇到的問題與中心團隊溝通。檢查清單的審查通常通過召開一系列會議以及與各主要相關方通話的方式來進行。
執行 在精益原則的指導下，經過數月的準備后，真正的部署工作開始了。項目團隊將報告維護的職責轉交給運營團隊，且所有利益相關方通過自動化管理信息窗口和報告獲得匯總結果。盡管公司擁有的資源有限，但精益變革管理卻基本確保了轉型成功。
成功的轉型始于營造一個有利于變革的環境，因此，無論我們如何重視制定動態且具有成本效益的變革實施計劃也不會顯得過分。今天的業務負責人如果能采用在精簡生產方面已經成功發揮作用的精益原則，就一定能夠找到實現成功變革的戰術手冊。
變革管理中的精益原則
精益原則有助于減少變革管理中的各種浪費現象，包括不必要的會議、差旅、任務、運營活動及閑置
時間。下文列舉了一些常用的精益原則以及如何在變革管理中加以應用。
準時生產。所有任務劃分至各個工作流和不同階段，以確保在恰當的時間做恰當的工作。
持續維護。采用記分卡評估風險，并在早期識別問題。
持續改進。持續更新各工作流的任務，反映出從中獲得的新經驗;剔除多余的工作。
從源頭確保質量。只有確保真正完成前一階段的任務后方可進入下一階段。
將所有利益相關方視為合伙人。所有核心及非核心團隊均參與執行與匯報，以此激勵他們做出最大的努力。小批量生產。所有任務劃分至各個工作流和階段，以降低前期工作量，并減少不同工作之間的生產等待時間。員工授權與發展。團隊成員共同承擔各工作流的職責，實現更加靈活的勞動力安排。
