供應商送來的貨，使用部門告知你產品在使用中發現了問題，你會怎么處理?我們也許會先了解現場發生的情況、狀態、原因，然后和供應商溝通，拜訪，研究，提出解決問題的方式，是退是換或其他… …

當事情發生時，我們明確和該事物有關的所有人員，比如來料時的倉庫人員，驗收人員，使用人員，采購人員，又或者是使用過程中發生的，和產品有關的使用人員，采購人員，工程人員等等。此時召集人員是為了能更好的分析問題。

匹配該訂單下的物品描述和實際的背離程度，確定問題是否真實存在，以避免該問題是由不會使用或誤解所造成。描述問題時，可以借助5W1H（what、where、what、who、why和how）的方式進行提問，將問題盡可能量化并且清楚地表達出來，以解決中長期的問題而不僅是眼前的問題。

這點是非常重要的，問題既然發生了，我們就不能放任自留，等供應商到來后再處理，而是應該內部采用應急措施。例如洗地機出現了問題，但是地面又必須及時清洗干凈時，就要采用臨時措施：員工手工清洗，增加人力，先解決迫切需要解決的問題。但這只是為避免問題擴大或持續惡化時，采取的短期行動。

和產品相關的人員需要對此問題討論，可采用SPC統計分析或魚骨圖分析。在這個環節點，供應商的參與是非常重要的。供應商需要在這一過程中，明白需求，了解問題發生的原因、產品的缺陷，以便明確改善方式。

供應商在了解產品起因后，提供改善計劃，列出可能的解決方案、選定與執行長期對策、驗證改善措施等。又如剛才的清洗機增加免費備用機，替換的零部件，再次安排人員培訓等等。

這是對供應商提供改進方案的驗證。驗證的信息可以通過自己去現場使用進行了解，也可以要求使用部門反饋。

對于已發生的問題，采購部可以更新標準或協商調整采購要求等策略。

最后，在酒店行業中使8D報告文本形式，有時會受到供應商的文字處理能力，對過程的理解能力、認知能力等的影響導致后續回復的效率很慢?？梢酝ㄟ^調整詢問方式、要求供應商將確認后的改善措施以書面形式回復等方式來減少不可預知因素的影響。